今回は「予定表に追加された会議の出席依頼に返信する方法」についてです。
1.メールで届く会議の出席依頼について
Teamsが普及しだしてから、会議を設定したので出席依頼に返信を促すようなメールを見る機会が増えたのではないでしょうか?
この出席依頼への返信はTeamsからもOutlookからも可能です。
今回は、Outlookを使用した返信手順についてまとめてみました。
ちなみに、返信が必要だけどまだ返信していない会議は薄い青色+ストライプ模様、返信済みの会議は濃い青色でスケジュール表に表示されます。
また、会議の出席依頼のメールは微妙に2パターン存在したので、一応両パターンについて載せています。
基本はパターン1で大丈夫だと思います。
2.予定表に追加された会議の出席依頼に返信する方法(パターン1)
会議の日時と場所のみメール本文に記載されているパターンです。
①届いたメールをダブルクリックする。
送られてきたメールをダブルクリックして別のウィンドウで開きます。
※ 別のウィンドウで開かないと、次に使用する「会議」タブが何故か表示されないです。
②返信(回答)する。
「会議」タブの中の「返信」タブに「承諾」・「仮承諾」・「辞退」というプルダウンがあるので、返信したいものを選びます。
プルダウンの中身は、それぞれ「コメントを付けて返信する」・「すぐに返信する」・「返信しない」の3パターンになっています。
「会議の発議者に一言添えて返信する」・「会議の発議者に定型文で返信する」・「承諾・仮承諾・辞退の回答はするけど、回答したという通知が相手に行かない」の3つから選ぶとイメージしてください。
普通の会議なら「すぐに返信する」、定例会なら「返信しない」で基本は問題無いかと思います。
ちなみに、「辞退」を選択すると会議の予定表示自体が無くなるので注意してください。
間違えて辞退したら発議者に連絡して再び会議に招集してもらう必要があります。
3.予定表に追加された会議の出席依頼に返信する方法(パターン2)
会議を設定された部分のみピックアップされたような予定表がメール本文に表示されているパターンです。
Outlookのバージョンが旧いとこちらのパターンになるのかもしれません。
まあ、その理論だとパターン1/パターン2に該当しないものがいつか出てきそうですが、その時はまた追加で記述していきます。
余裕があれば。
①メールに表示されている予定をダブルクリックする。
送られてきたメールに会議を設定された部分のみピックアップされたような予定表が表示されていますので、それをダブルクリックします。
もしくは、予定表を直接開いて該当の会議を探してください。
普通に送られてきたメールでダブルクリックの方が早いと思いますけど。
②該当する会議にカーソルを合わせた状態で「会議」タブを開く。
スケジュールの何も予定がない箇所を選択していると「ホーム」・「送受信」・「フォルダー」・「表示」のタブしかないのですが、予定をクリックすると「会議」というタブが表示されますので、それを選択します。
※ おそらくデフォルトで選択されるようになっている。
③返信(回答)する。
ここからの操作はパターン1と全く同じです。
ちなみに、Teams経由で返信すると出席依頼メールは残ったままなのですが、メール経由で返信すると出席依頼メールは消えます。
また、TeamsとOutlookは繋がっているので、どちらかで出席返答を行うとその結果がTeamsとOutlook両方のスケジュールに反映されます。
※ 若干のタイムラグあり。
以上、「予定表に追加された会議の出席依頼に返信する方法」についてでした。