今回は「予定表グループとして会議室を追加できない時の対処法」についてです。
１．初めに
Outlookには予定表機能が付随しています。
同部署内の方のスケジュールを見て空いている時間を調べたり、自分が有給を取得する旨を予定表を見てもらうことで他の人に把握してもらったりできます。
閲覧権限次第でどこまでスケジュールの内容が見れるかは変わってきますけどね。
そんな便利な予定表機能ですが、人だけでなく社内の会議室の空き状況を見ることにも使用できます。
会議室を登録しておいて、誰が何時から何時まで使用するのかを登録していくのです。
Outlookの予定表では、よく閲覧する人の予定表をグループ登録することが可能です。
通常はアドレス帳を開いて検索して予定表を閲覧するという手順になるのですが、お気に入り登録していつでも簡単に予定表を閲覧できるような機能があるんです。
なので、よく使用する会議室に関しても同様にグループを作って登録が可能なのですが、追加したのにも関わらず何故か会議室が表示されないことがあります。
追加方法自体は人も会議室も変わらないのですが、人は追加できても会議室は追加できないという不思議な状況に陥ることがあるのです。
今回は、そんな予定表グループとして会議室を追加できない時の対処法についてまとめました。
ちなみに、ここではWindowsの仕様は「Windows 10 Enterprise」のパソコンを使用しています。
２．予定表グループとして会議室を追加できない時の対処法
会議室を追加できない原因としては、Outlookの設定で共有予定表の強化が有効になっていることが考えられます。
無効化の手順は以下の通りです。
①アカウント設定画面を開く。
「ファイル」を開き、「情報」の中の「アカウント設定」のプルダウンを展開し、その中にある「アカウント設定(A)」を選択します。
②Exchangeアカウントの設定画面を開く。
図2のようなアカウント設定画面が表示されるので、「メール」タブ内に表示されているExchangeアカウントをダブルクリックしましょう。
画面中央のチェックマークが付いているアドレスです。
③Exchangeアカウントを設定する。
図3のようなExchangeアカウントの設定画面が表示されるので、「その他の設定」をクリックします。
ここで「詳細」タブを選択すると、中に「共有予定表の強化を有効にする(C)」という項目があります。
この項目にチェック☑が入っていたら、会議室を追加できない原因はコイツです。
チェックを外して強化を無効にしましょう。
この状態で「適用」を押せばセッティングは完了です。
Outlookの再起動を求められるので、一旦閉じて再度開き直しましょう。
後は、普通にグループを作って会議室を追加するだけです。
追加を終えたら、設定を元に戻しておきましょう。
３．予定表をグループに追加する方法
参考として、普通に予定表をグループに追加する方法についても記述しておきます。
上記の設定をしておけば、人であろうが会議室であろうが同様の手順で追加が可能になります。
①予定表グループを作成する。
まずは、予定表グループを作成します。
「よく使用する会議室」や「○○プロジェクト」というように、どんな人・会議室をまとめたグループなのかわかるように名称を付けましょう。
バージョンによって異なりますが、どこかしらに「新しい予定表グループ」という項目がありますので、それを選択してグループ名を決めてください。
この例の場合は、デフォルトで存在する「個人の予定表」を右クリックしたところにありますね。
普通に画面右上の方に表示されているバージョンも過去にはありました。
②予定表を追加する。
作成した予定表グループを右クリックして、「予定表の追加」にカーソルを合わせます。
すると、「アドレス帳から(A)」・「会議室の一覧から(R)」・「インターネットから(I)」という項目が表示されるので、「アドレス帳から(A)」・「会議室の一覧から(R)」のどちらかを選択しましょう。
これで社内のアドレス帳が開かれるので、追加したい人や会議室を探してください。
これで問題が無ければ、選択した人や会議室がグループのプルダウンに表示されるようになります。
このチェックを入れると、チェックを入れた予定表をいつでも閲覧することが可能です。
ちなみに、別途にまとめた以下の記事には、バージョンアップする前のグループ作成方法がしれっと載っていますので、そちらも参考にどうぞ。
以上、「予定表グループとして会議室を追加できない時の対処法」についてでした。
