今回は「スケジュール公開・非公開の設定方法」についてです。
１．Outlookのスケジュール機能
Outlookには予定表・スケジュールの機能が付随しています。
Outlookを開くと通常はメールの送受信フォルダが表示されていますが、それは画面左下のメールマーク✉が選択されているからです。
その隣にあるカレンダーのマーク📅を押すと、自分のスケジュールを確認できますし、上司など他人のスケジュールも見れるようになっています。
なので、上司に何かを相談したい時にはスケジュールを見て、最低限会議の時間に被っていないかなどを事前に確認することができます。
また、予定を入れた期日に迫るとアラームが発生するようになるので、使って損はない機能です。
ちなみに、このスケジュール機能は同じMicrosoft社製のTeamsとリンクしているので、Teamsで設定した予定がOutlookの予定表に表示されますし、逆もまた然りです。
原理はよくわかっていませんが、アカウントが同じだとリンクするんですかね？
２．他人のスケジュールが見えないことがある
そんな便利なスケジュール機能ですが、他人のスケジュールが確認できないことがあります。
閲覧権限を設けて意図的に見れないようにされていることもありますが、初期設定で他人に見られないようになっていたために知らないうちにスケジュールを他人から確認できない非公開の状態にしている可能性もあります。
なので、自分のスケジュールを非公開にする必要が特に無いのなら、以下の方法を試してスケジュールを公開しておくと良いと思います。
意図的に隠していると思われたら相手によっては面倒ですからね。
ちなみに、非公開の設定によっては、他人からしたら何かしら予定が入っていることは確認できるけどどこで何をするのかまでは把握できないようになります。
３．スケジュールの公開・非公開の設定方法
では、スケジュールの公開・非公開の設定を行う手順を記述していきます。
ただ、バージョンアップで仕様が変わったのか何なのかわからないのですが、設定の表示のされかたが今のところ2パターン存在しました。
なので、一応両パターンのものを記載しておきます。
３－１．ver.A
①予定表のプロパティを開く。
予定表を表示した状態で「ホーム」の「共有」をクリックし、プルダウンの中から「予定表」を選択する。
②アクセス権の設定をする。
「アクセス権」タブを選択すると誰に対してどこまでアクセス権を持たせるのかの設定ができます。
組織に所属している場合は、初期状態の共有相手は組織全体のみになっていると思いますので、組織を選んだ状態でどこまで権限を持たせるのか設定しましょう。
「タイトルと場所の表示が可能」か「自分の空き時間情報の表示が可能」にチェックを入れておくのが無難です。
後はOKを押せば設定完了です。
手順自体は単純なのですが、相変わらずどこで設定できるかがわかりづらいんですよね。
共有相手候補を追加していくことで個人個人にどこまで開示するのか設定が可能だとは思いますが、非公開に設定した本人に自分だけ意図的に情報が隠されているとバレると面倒なことになります。
ほどほどにしましょうね。
３－２．ver.B
①予定表のアクセス権を開く。
新ver.になると、「ホーム」の「共有」タブの中に「予定表のアクセス権」が直リンクで表示されるようになっています。
これなら旧ver.よりも見つけやすくていいですね。
②アクセス権の設定をする。
デフォルトの設定が表示されているので、問題がありそうなら設定を変更しましょう。
同じ会社に所属している方は「既定」扱いになるものだと思われます。
特定の個人にのみ設定したい場合は「追加」から対象者を選択して個別に設定を行いましょう。
設定を終えたらOKを押せば完了です。
以上、「スケジュール公開・非公開の設定方法」についてでした。
