今回は「メンションの送受信設定」についてです。
１．初めに
コロナの影響で在宅勤務が増えるにつれてビジネスチャットの利用が一気に加速しましたよね。
家に居ても会議に参加できる、休暇の連絡をメッセージで済ませることができる…これに関しては良い時代になったものです。
※ 休暇の連絡に関しては上司によっては直接か電話で伝えないとキレるので注意。
企業によってビジネスチャットとして使用するツールは色々あると思います。
私が今所属している会社ではMicrosoft Teams(以降はTeamsと略します)を導入しました。
ですが、受動的に必要最低限の機能しか使っていなかったので、チームの作り方やらメンションの仕方やら基本的な使い方さえ理解していませんでした。
ということで、疑問に思ったことを調べたり機能を検索して得た内容をメモして残しておこうと思った結果が本記事となります。
２．メンションって何？
Teamsが普及し出してから「メンション」という単語をよく聞くようになったのではないでしょうか？
「メンション」とは、特定の人にメッセージが届いたことを通知する機能です。
『いや、通知来るよね？』と思うかもしれませんが、「チーム」でメッセージを受け取った場合はメッセージが届いたことを知らせる機能がOFFになっている可能性があります。
※ デフォルト設定に関しては画面右上に表示されている自分のプロファイル写真をクリックして「設定」を開き、「通知」の項目を見ることで確認できます。
私はメンションされた時以外は通知が来ない設定にカスタムされているものがデフォルトになっていました。
なので、「チーム」で情報のやり取りをする場合は有用な機能となります。
また、“特定の人”と言いましたが、”チーム全員”を対象とすることも可能です。
よく使われる機能ですし、立場によっては絶対に知っておきたい機能でもあるのですが、一般ソルジャーの私なんかは特に覚えておく必要がないのでこうしてまとめるまでやり方はわかっていませんでした(笑)
ちなみに、メンションするとTeamsだけではなく登録されているメールアドレス宛にメールも届くので、緊急や重要度の高い案件はメンションして相手に気付いてもらえるようにしておくと良いです。
ただし、相手の設定次第ではメンションしても通知もメールも届きませんけどね。
その辺りは追々説明します。
３．メンションの方法
肝心のメンションの方法ですが、メッセージを入力する際に頭に”@”を付けるだけです。
“@”と入力した時点で候補が表示されます。
この候補の中にメンションしたい相手が含まれていればそのまま選択すればOKです。
候補が多過ぎるとメンションしたい相手が表示されるとは限らない為、対象の名前を入力するか対象のメールアドレスを入力して候補を絞り込みましょう。
また、@teamと入力してEnterキーを押すことでチームをメンション、@channelならチャネルをメンションとなる小技もあります。
※ チャネルとは、チームを作った際に自動的に作成される「一般」などのエリアを指します。
ちなみに、自分がメンションされるとメンションされたメッセージの右側に”@”が表示されますし、チームごとメンションされると人が3人並んだマークが表示されるようになります。
メンションすると個人名やチーム名称がそのまま表示されます。
つまり、個人にメンションすると呼び捨てになってしまうので、場合によっては敬称を付けましょう。
４．チャネルの通知を受信側でメンションにする方法
基本的にチーム・チャネルの通知はOFFになっているので、使用頻度が高くて通知が来て欲しいと思っているチャネルの通知が受け取れない点は不便です。
なので、受信側でメンションと変わらない設定に変えてしまいましょう。
最初にちょっと触れた「設定」からも変更は可能ですが、おそらくそちらでは全チャネルの設定が変更されてしまうので、以下の方法を試してみることを推奨します。
チャネルにカーソルを合わせると”…(3点リーダー)”が表示されます。
この”…”をクリックすると「チャネルの通知」という項目があるので、「すべてのアクティビティ」・「オフ」・「カスタム」の中から好きなものを選択しましょう。
バナーとフィードの設定がONになる。
バナー⇒メッセージを受信した際に画面右下に通知が出てくる。
フィード⇒メッセージを受信するとアクティビティに①と表示されるが、バナーのように画面右下への通知は無いのでメッセージに気付きにくい。
また、ひっそりとチャネルの名称が太字になる機能は健在。
一応タスクバー(画面左か画面下にあるフォルダなどが最小化表示されるエリア)でも①と表示されるので気付かないわけではない。
何も通知されなくなる。
メッセージを受け取った場合とチャネルがメンションされた場合の通知を「バナーとフィード」・「フィードにのみ表示」・「オフ」から設定できる。
ちなみに、「カスタム」でメッセージを受け取った場合とチャネルがメンションされた場合の通知を両方「バナーとフィード」に設定すると、自動的に「すべてのアクティビティ」に切り替わります。
意味合い的には同じですからね。
まだ確かめてないけど、メンションされた場合の通知も設定変更できるならメンション大好き構ってちゃんおじさんをスルーできるのでは…？
以上、「メンションの送受信設定」についてでした。
