今回は「チャットとチームの用途の違い」についてです。
１．初めに
コロナの影響で在宅勤務が増えるにつれてビジネスチャットの利用が一気に加速しましたよね。
家に居ても会議に参加できる、休暇の連絡をメッセージで済ませることができる…これに関しては良い時代になったものです。
※ 休暇の連絡に関しては上司によっては直接か電話で伝えないとキレるので注意。
企業によってビジネスチャットとして使用するツールは色々あると思います。
私が今所属している会社ではMicrosoft Teams(以降はTeamsと略します)を導入しました。
ですが、受動的に必要最低限の機能しか使っていなかったので、チームの作り方やらメンションの仕方やら基本的な使い方さえ理解していませんでした。
ということで、疑問に思ったことを調べたり機能を検索して得た内容をメモして残しておこうと思った結果が本記事となります。
２．チャットとチームの用途の違いのイメージ
Teamsのチャット機能には「チャット」と「チーム」の2種類があります。
簡潔に違いを(主観的に)述べると以下のようになります。
個人対個人や決まったグループ内での不特定な会話向き。
決まった人にのみ情報を伝えたい場合に利用すると良い。
イメージとしては談話向き。
決まった案件やプロジェクトに関する会話向き。
案件に関わっているメンバー全員が閲覧可能な為、参加人数がチャットと比べて膨大になる場合が多い。
定期連絡などの義務的な通知にも向いている。
イメージとしては放送向き。
３．チャットの機能
「チャット」と「チーム」の大まかな違いは述べたので、ここからは各々の機能についてまとめていきます。
まずは「チャット」についてです。
特徴は大まかに以下の3つがあります。
①少人数でのチャット向き。
②メッセージの既読確認が可能。
③メッセージに優先度を付与できる。
それぞれ補足説明していきますね。
①少人数でのチャット向き。
最初に述べたように、「チャット」は個人対個人のような比較的狭い範囲での使用に適しています。
「チーム」で通知した場合、基本的にチームに参加している全員がメッセージを確認可能になります。
ですが、「チャット」の場合は指定した人にしか通知は行きません。
なので、直接個人に連絡したい場合は「チャット」を使用する方が良い場合もあります。
また、特定のメンバーを招待してグループを作ることも可能なので、特定の人以外に見られたくない内容のやり取りをする場合は必ず「チャット」を利用しましょう。
②メッセージの既読確認が可能。
「チャット」でメッセージを送信して相手がメッセージを確認すると、メッセージの右側に既読マークが表示されます。
一見既読マークに見えないんですよね、これ。
この既読マークにカーソルを合わせると、既読情報が表示されます。
例えば、グループ内全員がメッセージを確認した場合は「全員が既読」と表示されます。
③メッセージに優先度を付与できる。
※ この機能はバージョンによってあったりなかったりするかもしれません。
メッセージごとにどの程度の重要度なのか設定が可能です。
「新しいメッセージの入力」の下に「書式設定」・「添付」・「絵文字」などの機能がありますが、ここに！マークがある場合は使用可能です。
「標準」・「重要」・「緊急」の3パターンから指定可能で、何も選択しないデフォルトの状態だと「標準」になっています。
「重要」を選ぶとメッセージの横に大きく！マークが表示されます。
「緊急」を選ぶと2分間隔で20分間通知を繰り返します。
メッセージを確認すれば通知は止むので、目覚まし時計のスヌーズ機能みたいなものですね。
頻繁に通知が来て喧しいので、本当に緊急でない限り「緊急」は選ばないようにしましょうね。
４．チームの機能
次は「チーム」に関してです。
特徴は大まかに以下の2つがあります。
①大人数でのチャット向き。
②メッセージツリーを作成可能。
それぞれ補足説明していきますね。
①大人数でのチャット向き。
「チャット」の説明時に述べましたが、「チーム」の場合は基本的にチームに参加している人全員がメッセージを閲覧可能です。
なので、大人数に情報を一斉に展開するのに向いています。
ただ、メッセージが閲覧可能なだけで設定によっては通知がいかないので、メッセージが届いたことは実際に確認しないとわからない場合があったりします。
なので、「営業週報」のような人によってはあまり見る必要のない資料の展開ならともかく、「勤務時間変更のお知らせ」のような重要なお知らせをする場合は見逃す可能性もあるので注意が必要です。
ちなみに、メンションという機能を使用することで特定の人にのみ通知が行くようになります。
メンションについて知りたい場合は以下の記事を読んでみてください。
②メッセージツリーを作成可能。
「チャット」でグループを作った場合、グループ内のチャットが積み立てられていくので、過去にチャットした内容について触れようとすると履歴を遡る必要があります。
ですが、「チーム」の場合はあるメッセージに対して返信していく形式となっているので、ある話題については一つのスレッド内で終結し、返信が増えていくとメッセージのやり取りがツリー表示されていきます。
なので、何についての話をしているのかがわかりやすくなります。
簡単に言うと、話題ごとにグループ分けされた掲示板が複数存在するような状態になるということです。
以上、「チャットとチームの用途の違い」についてでした。
