今回は、「SharePointの容量を削減する方法(バージョン履歴の確認・復元・削除手順)」についての説明です。
１．初めに
SharePointは気軽にデータの共有をできるので、会社の業務で使用しているという方は多いかと思います。
権限さえあれば同時に誰でも編集が可能なので、便利ではあるんですよね。
ただ、受動的に使用しているだけだと絶対に気付くことはないのですが、Excelの共有ファイルなんかを編集していると自動的に古いバージョンが保存される仕組みになっています。
Backup機能ですね。
その為、放置していると古いバージョンのファイルが蓄積していき、結構なデータ量となります。
それを会社の人間が全員実行するわけですので、放っておくとSharePointの容量を大きく占有する要因となります。
Backupがあるのは良いことですが、数ヶ月前数年前のデータが数十数百とあっても確認することはほぼ無いので、単純に無駄が多いです。
そんなことするのなら、重要な変わり目のみBackupをローカルに保存しておいた方が絶対にわかりやすいですしね。
間違えて編集した場合の証拠隠滅にもなります。最終編集者は自分の名前になりますけどね。
そこで、SharePoint上では定期的にバージョン履歴を削除しておくことが推奨されます。
今回は、そんなバージョン履歴の削除手順について、簡単に説明します。
また、パージョン履歴を削除するということは自ずとバージョン履歴を確認・復元する方法もわかってきますので、併せて説明していきます。
イマイチSharePointが何なのかわかっていないという方は、以下の記事も併せて確認してみると良いかもしれません。
２．バージョン履歴の確認・復元・削除手順
まず、SharePointを開いて、バージョン情報を確認したいファイルの存在するフォルダを開きます。
ここでバージョン情報を確認したいファイルにカーソルを合わせるとアイテムの右側に「…(三点リーダー)」が表示されますので、それをクリックして「バージョン履歴」を選択します。
すると、選択したファイルのバージョン履歴が全て表示されます。
この例の場合、470KB程度のファイルがオリジナルを含めて27個存在することがわかりますね。
約12.7MBです。
この程度ならまだ良いのですが、私は整理中に40MB×80個くらいのバージョン履歴を見たこともあるので、『無駄に容量を消費していることって普通にあるんだなぁ』と感慨深くなったものです。
家の個人持ちPCでこんなことになっていたら地獄ですね。
さて、図3を見ると、左上の方に「すべてのバージョンを削除」と書かれていますよね？
これを選択すると、公開されているオリジナルのバージョン以外の全てのBackupバージョンが削除されます。
基本的にはこれで一掃してあげれば良いです。
個別に設定したい場合は、対象のバージョンの更新日時にカーソルを合わせると表示されるプルダウンから設定を行いましょう。
このプルダウンリストを見てわかる通り、個別に削除も復元も可能です。
復元させたいバージョン履歴があれば、それを選択して復元を選んであげるだけで、そのバージョンが表示されるようになります。
まあ、当てになる情報が更新日時と更新者名しかないので、お望みのものを見つけるのは手間でしょうけどね。
だからこそ、ローカルに自力で保存しといた方が良いと述べたわけです。
余談ですが、バージョン履歴は個人的に最新ファイルが何か変な編集をされていた時に使うものだと思っています。
例えば、主に自分が編集して、そのデータの閲覧を求めるレビュー用のファイルがあったとします。
この場合、自分以外の人には極力編集して欲しくないですよね？
なのですが、SharePointで共有すると誰でも気軽に編集出来てしまうので、間違えて一部を削除されたり、表示形式がなんかバグってたりすることがあります。
そんな時に、バージョン履歴を見ると誰がいつ頃編集したかを確認できるので、更新者が自分以外になっているバージョンの1つ前のバージョンを呼び出すことで簡単にBackupをすることができます。
ちなみに、バージョン履歴を削除したとしても、削除から90日間はゴミ箱の中に残り続けます。
ゴミ箱の中身を空にする権限は基本的に一般社員には無いので、勝手に消えてくれるのを待ちましょう。
仮に一般社員がゴミ箱の中身まで弄れる状態にあると、意図的にファイルを削除し、ゴミ箱からも削除し、完全に消去してしまうことも可能になってしまいますからね。
３．Teamsからバージョン履歴を確認する方法
SharePointとTeamsを結び付けてファイルを管理しているところは多いと思います。
そんな場合もバージョン履歴を削除しないと容量を無駄に消費続けていることには変わりはありません。
なのですが、SharePointで開いた時と同様の感覚でバージョン履歴を確認しようとすると、何故か「バージョン履歴」の項目が出てきません。
本当に何故出て来ないのかという理由はわかりませんが、対処は簡単です。
Teams上ではなく、SharePoint上で開けば良いのです。
どこかしらに「SharePointで開く」という表記があるはずなので、それをクリックしてSharePoint上で編集をしましょう。
以上、「SharePointの容量を削減する方法(バージョン履歴の確認・復元・削除手順)」についてでした。
